Přehled 40+ funkcí, které vylepšují POHODU

Funkce zajistí: Systém hlídá splatnost za vás. Jakmile zákazník zapomene zaplatit, automaticky obdrží slušnou připomínku s přiloženou fakturou v PDF.

Kolik hodin měsíčně stráví vaše účetní ručním hlídáním splatností a psaním upomínek? A kolik peněz vám leží v pohledávkách jen proto, že se na upomínku prostě nedostalo? Tahle funkce hlídá splatnost za vás – jakmile faktura splatnost překročí, automaticky odejde e-mail s upomínkou a PDF faktury v příloze. Žádná dlužná faktura už nezůstane bez připomenutí a peníze se vrací do firmy rychleji.

Funkce zajistí: Systém automaticky odešle první, druhou i třetí upomínku nebo předžalobní výzvu přesně podle vašich pravidel.

Ne každý zákazník reaguje na první připomenutí. Ručně hlídat, komu poslat druhou upomínku nebo předžalobní výzvu, je zdlouhavé a snadno se v tom udělá chyba. Tato funkce celý proces automatizuje. Sama odešle první, druhou i třetí upomínku nebo předžalobní výzvu, včetně PDF faktury v příloze. Nastavit můžete i kopie pro kolegy nebo jinou adresu odesílatele. Vymáhání pohledávek tak probíhá důsledně, profesionálně a bez zbytečné administrativy.

Funkce zajistí: Manažeři dostanou pravidelný přehled všech dlužných faktur přímo do e-mailu, bez nutnosti otevírat POHODU.

Manažer nemusí kvůli přehledu pohledávek otevírat POHODU a hledat potřebné informace. Funkce mu automaticky pošle přehlednou tabulku s dlužnými fakturami i kontakty na zákazníky přímo do e-mailu. Přehled má vždy po ruce a může okamžitě rozhodnout, které pohledávky je potřeba řešit.

Funkce zajistí: Po expedici zákazník automaticky obdrží fakturu v PDF i odkaz na sledování zásilky.

Jakmile odešlete zboží, zákazník automaticky dostane e-mail s fakturou v PDF a odkazem na sledování zásilky. Nemusíte nic posílat ručně ani řešit opakované dotazy, jestli už byla zásilka odeslána nebo kde najde fakturu. Funkce podporuje různé jazyky, měny i odeslání na konkrétní e-mailovou adresu.

Funkce zajistí: Systém pravidelně upozorní na zásoby, které se dlouhodobě neprodávají, a zároveň je v POHODĚ označí pro snadnou další práci.

Zásoby bez pohybu zbytečně zabírají místo na skladě a vážou firemní peníze. Funkce pravidelně kontroluje sklad a pošle vám přehled položek, které se neprodaly po vámi nastavenou dobu. Zároveň je může v POHODĚ automaticky označit, takže je snadno vyfiltrujete a můžete s nimi hromadně pracovat – například je zlevnit nebo zařadit do akce.

Funkce zajistí: Systém vás včas upozorní na šarže s blížící se expirací, abyste je stihli doprodat.

Propadlá expirace znamená zbytečné ztráty. Funkce průběžně kontroluje data expirace všech šarží a s dostatečným předstihem vám odešle jejich přehled do e-mailu. Zároveň může dané položky v POHODĚ automaticky označit, takže je snadno vyfiltrujete a můžete s nimi hromadně pracovat – například je zlevnit nebo zařadit do akční nabídky. Máte tak větší šanci zboží doprodat ještě před koncem jeho použitelnosti.

Funkce zajistí: Systém obchodníkovi připomene odeslanou nabídku včetně kontaktu na zákazníka a PDF dokumentu.

Kolik obchodních příležitostí skončilo jen proto, že se nikdo neozval po zaslání nabídky? Funkce po uplynutí nastaveného počtu dní automaticky připomene obchodníkovi, že je čas zákazníka kontaktovat. Součástí e-mailu je PDF nabídky i kontakt na zákazníka, takže není potřeba nic dohledávat v POHODĚ.

Funkce zajistí: Systém automaticky hlídá jednotlivé kroky procesu a upozorní každého kolegu, kdy je řada na něm.

Ve firmách často dochází ke zdržení jen proto, že někdo neví, že na něj čeká další krok. Funkce automaticky posílá upozornění jednotlivým členům týmu podle předem nastaveného procesu. Příslušné doklady zároveň označí přímo v POHODĚ, takže si je každý po upozornění snadno vyfiltruje a hned ví, s čím má pracovat. Celý proces tak plynule pokračuje až k vystavení faktury.

Funkce zajistí: Jakmile dorazí zboží na sklad, systém automaticky odešle informaci vybraným osobám nebo přímo zákazníkovi.

Nemusíte čekat, až někdo zkontroluje sklad nebo předá informaci dál. Jakmile je zboží naskladněno, systém automaticky odešle notifikaci obchodníkovi, skladu, zákaznickému servisu nebo komukoliv dalšímu, koho si určíte. Informaci může poslat také přímo zákazníkovi, který na zboží čeká. Všichni se tak o naskladnění dozvědí okamžitě a bez zbytečné komunikace.

Funkce zajistí: Kontakty a jejich data se automaticky a pravidelně přenášejí z POHODY do Smartemailingu. Včetně informací o tom, jaké zboží zákazníci zakoupili.

Ruční export kontaktů z POHODY a jejich nahrávání do mailingového nástroje je zdlouhavá práce, kterou navíc musíte pravidelně opakovat. Funkce automaticky přenáší a aktualizuje kontakty z POHODY do SmartEmailingu podle vámi nastavených pravidel. Přenášet může také informace o zakoupeném zboží, takže můžete zákazníky oslovovat podle toho, co skutečně nakoupili. Vaše e-mailové kampaně tak pracují s aktuálními zákaznickými daty bez nutnosti ručních exportů a importů.

Funkce zajistí: Systém za vás automaticky vystaví pravidelné faktury v předem nastaveném termínu a výši.

Vystavujete zákazníkům každý měsíc stejné faktury? U pravidelně se opakujících plateb s předem stanovenou částkou systém automaticky vytvoří fakturu v požadovaném termínu. Hodí se například pro předplatné, paušály nebo jiné pravidelně fakturované služby.

Funkce zajistí: Systém spojí všechny dosud nevyfakturované výdejky konkrétního zákazníka za dané období do jedné souhrnné faktury.

Dodáváte jednomu zákazníkovi během měsíce zboží na více výdejek? Nemusíte každou z nich fakturovat zvlášť. Systém vyhledá všechny dosud nevyfakturované výdejky daného zákazníka za zvolené období a vytvoří z nich jednu souhrnnou fakturu.

Funkce zajistí: Systém spojí pravidelný paušál s další prací a zbožím dodaným zákazníkovi a vytvoří z nich jednu fakturu.

Máte se zákazníkem sjednaný pravidelný paušál, ale během měsíce pro něj odvádíte i další práci nebo mu dodáváte zboží? Systém při fakturaci projde přijaté objednávky, ze kterých vezme pravidelný paušál, a připojí k němu dosud nevyfakturované výdejky daného zákazníka. Z těchto položek následně vytvoří jednu fakturu. Hotovou fakturu lze následně automaticky odeslat zákazníkovi pomocí příslušného modulu.

Funkce zajistí: Podle zvolené formy úhrady na přijaté objednávce systém automaticky vytvoří zálohovou fakturu. Bez ručního vystavování.

U každé objednávky, která vyžaduje platbu předem, musí někdo vytvořit zálohovou fakturu. Při desítkách nebo stovkách objednávek jde o stále stejnou rutinní práci. Funkce vytvoří zálohovou fakturu automaticky podle formy úhrady nastavené na přijaté objednávce. Obsluha nemusí doklad ručně vytvářet a zákazník může dostat podklady k platbě rychleji. Funkci ocení především e-shopy a firmy s větším množstvím objednávek. Na tuto funkci navazuje funkce č. 16 – Automatická tvorba daňového dokladu k přijaté platbě.

Funkce zajistí: Po úhradě zálohové faktury systém automaticky vytvoří daňový doklad k přijaté platbě a odešle ho zákazníkovi e-mailem.

Úhradou zálohové faktury administrativa nekončí. Je potřeba vytvořit daňový doklad k přijaté platbě a odeslat ho zákazníkovi. Naše funkce oba kroky automatizuje. Jakmile systém zaznamená úhradu zálohové faktury, vytvoří příslušný daňový doklad a automaticky ho odešle zákazníkovi e-mailem. Ušetříte čas, zbavíte se rutinní práce a snížíte riziko, že na odeslání dokladu zapomenete.

Funkce zajistí: Systém automaticky vytvoří objednávku u dodavatele podle přijaté objednávky zákazníka nebo předem nastavených pravidel.

Kontrolovat přijaté objednávky a podle nich ručně připravovat objednávky u dodavatelů zabírá čas. Funkce tento proces automatizuje podle toho, jakým způsobem zboží nakupujete.

U zboží prodávaného na objednávku může ke každé přijaté objednávce zákazníka automaticky vytvořit odpovídající vydanou objednávku dodavateli v poměru 1:1.

Pokud objednáváte zboží od více dodavatelů, systém může položky z přijatých objednávek rozdělit podle dodavatelů a pro každého automaticky vytvořit samostatnou vydanou objednávku.

Objednávky u dodavatelů tak vznikají podle skutečných požadavků zákazníků, bez nutnosti ručně procházet přijaté objednávky a přepisovat z nich jednotlivé položky.

Funkce zajistí: Tržby, objednávky, fakturaci, stav bankovního účtu nebo meziroční srovnání uvidíte v přehledných grafech přímo v prohlížeči. Každý uživatel může mít vlastní sadu dashboardů.

Potřebujete vědět, jak se firmě daří, ale nechcete pokaždé hledat jednotlivá čísla v Pohodě nebo vytvářet vlastní tabulky? Pohoda sama o sobě totiž moc neumí porovnávat čísla mezi jednotlivými roky. Funkce převede důležitá data do přehledných grafů a dashboardů dostupných odkudkoliv, kde uvidíte meziroční srovnání i cokoliv dalšího, co budete potřebovat vizualizovat – ekonomické výsledky, vývoj pokladny a bankovního účtu, hodnotu objednávek nebo fakturaci. Každému uživateli navíc nastavíte právě ty přehledy, které potřebuje pro svoji práci.

Funkce zajistí: Data zásilky odešlete do PPL přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete jedním kliknutím. Bez ručního přepisování do systému dopravce.

Proč u každého balíku znovu přepisovat adresu a další údaje do systému PPL, když je už máte v POHODĚ? Funkce předá potřebná data dopravci přímo z dokladu a umožní vám rovnou vytisknout přepravní štítek. Nemusíte přecházet mezi systémy ani zadávat stejné informace dvakrát. Expedice je rychlejší a snižujete riziko chyby při ručním přepisování.

Funkce zajistí: Data zásilky odešlete do DPD přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete jedním kliknutím. Bez ručního přepisování do systému dopravce.

Pokud odesíláte zásilky přes DPD, nemusíte údaje z objednávky znovu ručně zadávat do systému dopravce. Funkce propojí POHODU s DPD přes API, automaticky předá potřebná data a umožní vytisknout přepravní štítek přímo z dokladu. Váš tým tak nemusí při každé zásilce pracovat ve dvou systémech.

Funkce zajistí: Data zásilky odešlete do DPD SK přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete bez ručního přepisování údajů.

Odesíláte zásilky prostřednictvím DPD SK? Nemusíte kvůli nim přecházet do samostatného systému dopravce a znovu zadávat údaje, které už máte v POHODĚ. Funkce zajistí přímé propojení s DPD SK, předá data zásilky a umožní vytisknout přepravní štítek přímo z dokladu.

Funkce zajistí: Data zásilky odešlete do GLS přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete jedním kliknutím.

Odesíláte balíky přes GLS a kvůli každé zásilce přepisujete údaje z POHODY do systému dopravce? Funkce propojí oba systémy přes API. Data zásilky předá automaticky a přepravní štítek vytisknete přímo z dokladu v POHODĚ. Jedna zásilka tak neznamená stejnou administrativu dvakrát.

Funkce zajistí: Data zásilky pro Geis odešlete přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete bez ručního přepisování do systému dopravce.

Pokud při expedici přes Geis ručně přepisujete údaje z POHODY do systému dopravce, děláte stejnou práci dvakrát. Funkce předá potřebná data zásilky přímo z dokladu a umožní rovnou vytisknout přepravní štítek. Expedici tak vyřídíte z jednoho místa a bez zbytečného přepisování.

Funkce zajistí: Podací data i přepravní štítek pro Českou poštu vytvoříte přímo z údajů v POHODĚ.

Při větším počtu zásilek zabere ruční zadávání podacích údajů a příprava štítků spoustu času. Funkce využije informace, které už máte v POHODĚ, připraví potřebná podací data a umožní vytisknout přepravní štítek bez jejich dalšího ručního přepisování. Čím více zásilek denně odesíláte, tím více práce ušetříte.

Funkce zajistí: Data zásilky odešlete do TOPTRANS přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete bez ruční práce v systému dopravce.

Odesílání kusových nebo paletových zásilek přes TOPTRANS nemusí znamenat další ruční práci v systému dopravce. Funkce předá potřebné údaje přímo z POHODY a umožní vám vytisknout přepravní štítek z dokladu. Nemusíte zadávat stejné informace dvakrát a expedice je rychlejší i při větším počtu zásilek.

Funkce zajistí: Data potřebná pro zásilku přes Uloženku předáte přímo z POHODY, bez ručního přepisování do dalšího systému.

Při expedici na výdejní místa nechcete u každé objednávky znovu přepisovat údaje do systému dopravce. Funkce zajistí přenos potřebných dat z POHODY a umožní připravit zásilku bez duplicitního zadávání informací. Expedice je rychlejší a snižuje se také riziko chyby při ručním přepisu.

Funkce zajistí: Data zásilky předáte Zásilkovně přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete bez ručního přepisování údajů.

Pokud denně expedujete desítky nebo stovky objednávek přes Zásilkovnu, každé ruční přepsání údajů znamená další čas navíc. Funkce propojí POHODU se Zásilkovnou přes API, předá potřebná data a umožní vytisknout přepravní štítek přímo z dokladu. Počet zásilek tak může růst, aniž by se stejným tempem zvyšovalo množství ruční práce.

Funkce zajistí: Data zásilky pro DB SCHENKER odešlete přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete bez ručního zadávání do systému dopravce.

Při expedici přes DB SCHENKER nemusíte údaje, které už jednou máte v POHODĚ, zadávat znovu do systému dopravce. Funkce zajistí jejich přímé předání a umožní vytisknout přepravní štítek z dokladu. Odpadá duplicitní administrativa a celý proces expedice se zjednoduší.

Funkce zajistí: Data pro kusovou nebo paletovou přepravu přes Raben odešlete přímo z POHODY, bez ručního přepisování do systému dopravce.

Při kusové i paletové přepravě přes Raben můžete potřebná data předat dopravci přímo z POHODY. Funkce využije údaje z dokladu a odstraní nutnost zadávat je znovu do dalšího systému. Expedice i fakturace tak vycházejí ze stejných dat a váš tým nemusí dělat stejnou práci dvakrát.

Funkce zajistí: Data zásilky pro DHL odešlete přímo z POHODY a přepravní štítek vytisknete bez duplicitního zadávání údajů.

U tuzemských i mezinárodních zásilek je přesnost údajů důležitá. Ruční přepisování adres a dalších informací ale znamená nejen další práci, ale také prostor pro chybu. Funkce předá potřebná data z POHODY přímo do DHL a umožní vytisknout přepravní štítek bez jejich opakovaného zadávání.

Funkce zajistí: Data zásilky odešlete dopravci SDS přímo z POHODY a přepravní štítek připravíte bez ručního přepisování.

Funkce propojí POHODU s dopravcem SDS přes API. Potřebná data zásilky se předají přímo z dokladu a není nutné je znovu zadávat do samostatného systému dopravce. U každé zásilky tak odstraníte jeden zbytečný administrativní krok.

Funkce zajistí: Tuzemské i mezinárodní zásilky přes UPS odbavíte přímo z POHODY, bez ručního přepisování údajů do systému dopravce.

Odesíláte zásilky přes UPS v Česku i do zahraničí? Funkce automaticky předá potřebná data z POHODY dopravci a umožní vytisknout přepravní štítek přímo z dokladu. Nemusíte znovu zadávat adresy a další údaje do systému UPS a expedici zvládnete rychleji.

Funkce zajistí: Data zásilky pro DER KURIER odešlete přímo z POHODY a přepravní štítek připravíte bez práce ve dvou systémech.

Pokud využíváte DER KURIER, nemusíte při každé zásilce přepisovat informace z POHODY do systému dopravce. Funkce zajistí přímé předání potřebných dat a přípravu přepravního štítku z dokladu. Expedici tak vyřídíte rychleji a z jednoho místa.

Funkce zajistí: Kurýrní zásilky přes MESSENGER připravíte přímo z POHODY, včetně předání potřebných dat dopravci.

U kurýrního doručení často rozhoduje rychlost, proto nedává smysl zdržovat expedici ručním přepisováním údajů. Funkce předá data zásilky z POHODY přímo společnosti MESSENGER a umožní připravit potřebné podklady bez práce ve dvou systémech. Objednávku tak můžete předat kurýrovi rychleji.